https://www.jcl-swissevent.ch/ : Quelques recommandations

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il y a sur le marché un large nombre d’agences événementielles, comme il existe différents professionnels, traiteurs, spectacles, lieux de réception, technique son, décors…etc. il est toujours normal de se renseigner sur les cabinets pour être sur de leur professionnalisme et de leur expérience, car l’événementiel est un secteur très « ouvert », il n’y a pas de barrière à l’entrée, pas de diplôme. C’est encore un métier qui s’apprend « en faisant ». Chaque agence possède sa « touche », sa spécificité. Vos relations professionnelles vous diront avec qui elles ont aimé travailler et pourquoi. Vous allez passer quelque temps avec l’agence pour préparer l’événement, il y aura des instants de bonheur et des instants de tension. Choisissez la personne avec laquelle vous ressentez le désir de cultiver. Organiser un team building demande une véritable collaboration. Plus votre briefing sera clair et complet à l’attention des agences événementielles, plus vous aurez des réponses adaptées. N’ayez pas peur de faire naître vos moyens, ou une fourchette. Il n’y a rien de pire qu’un client qui ne dévoile pas votre argent et qui annonce, après examen de votre offre, que vous êtes « hors budget »… ! Ce n’est en fait pas professionnel et cela fait perdre le timing à tous.

Si vous avez déjà travaillé sur l’organisation d’événements, vous connaissez les aléas de tels projets. Vous devez gérer différents challenges et imprévus. L’organisation d’un activité n’est en fait pas une tâche simple. Elle nécessite une organisation minutieuse pour réduire les risques le jour J et garantir le succès de votre atelier. l’avantage de prévoir absolument votre activité en amont vous permettra de vivre le moment présent sereinement. Votre événement doit se dérouler sans accrocs et de manière naturelle. Même si, en backstage, nous savons que c’est le “branlebas de combat” pour assurer une expérience unique aux participants. C’est un peu comme dans une cuisine d’un grand restaurant. Une ambiance cosy en salle avec une prestation précis et qualitatif. Une ambiance plus agitée en cuisine afin d’assurer le succès de la soirée. La réussite d’un team building tient dans sa préparation et ses briefings. La bonne communication des infos auprès de vos intervenants et des artisans est le point central de la réalisation d’un événement. Votre public cible, quant à lui, déterminera votre concept créatif de votre séminaire. Il s’agit ici d’organiser un événement marquant et inspirant ? Misez sur un concept unique, qui reflète l’identité de votre entreprise. gardez en tête que la thématique de votre atelier doit être en relation avec le format et les objectifs de votre team building. Le tout est de changer votre événement à votre public afin d’avoir le résultat escompté.

L’organisation d’un team building est une opération complexe qui peut coûter beaucoup de temps et d’argent. Pour économiser du temps et de l’argent, il est possible de faire appel aux services d’une agence événementielle. Que fait un organisateur d’événements ? Comment choisir une parfaite société d’organisation d’événements ? Les cabinets d’organisation d’événements sont des sociétés dédiées dans l’organisation d’événements privés ou d’entreprise. Ces professionnels se chargent de toute la logistique et de la préparation d’un événement : recherche et booking du lieu, restauration, animation ( musicien, conférencier ), décoration… Quels que soient vos finances, vos besoins et vos goûts, ils savent régulariser la situation qui vous satisfera. Ils proposent des services sur mesure en fonction de vos attentes : organisation complète de l’événement ou organisation partielle ( event planning ). Pour vous faciliter la vie, ils vous permettent de créer vos propres événements en ligne avec des plateformes. Ils mettent systématiquement à votre disposition un réseau de professionnels spécialisés dans l’organisation de tous types d’événements : séminaires, team–buildings ou soirée de sociétés. Certaines cabinets se spécialisent dans certains types d’événements. Par exemple, chez Event Venues, nous sommes spécialisés dans les événements d’entreprise, les conférences et les séminaires. Il vaut la peine de demander si leur spécialité se rapporte à vos attentes.

L’une des raisons de solliciter une agence événementielle : son expérience. Une agence est composée d’une équipe d’experts en son sein, mais est de plus apte à sélectionner les meilleurs artisans , spécialisés dans chaque secteur. Ce réseau est essentiel à le succès de votre projet. Grâce à lui, tous les critères de votre événement seront une véritable réussite. L’agence reste votre seul interlocuteur, pour un gain de temps précieux et des négoces constructifs. Faire confiance à une agence évènementielle pour votre projet, c’est l’assurance de respecter le budget établi. En organisant un évènement en son sein, il est fréquent de voir le tarif que vous aviez prévu exploser ! Entre les calculs approximatifs, les imprévus et les frais dépensés oubliées, les surprises amères ne sont jamais bien loin… L’agence événementielle s’assure que votre budget soit respecté, et cela grâce à son expertise des artisans externes, sa capacité à négocier des devis et, bien-sûr, son expérience. Une agence événementielle se doit d’être au courant des dernières mode en matière d’événements, de ce qui marche et plaît à coup sûr. Mais cela ne suffit pas. Son rôle est à chaque fois de comprendre vos souhaits et vos objectifs pour vous proposer un projet pertinent, entièrement adapté et de ce fait réellement efficace. En mariant son expertise des mode à vos besoins, l’agence événementielle est capable de mettre en place un évènement sur-mesure.

Si l’entreprise dispose déjà d’un service consacré qui développe le dialogue en interne et/ou en externe, il n’est que rarement utile de déléguer cette partie à un tiers. Pour des actions ponctuelles et en fonction des budgets que vous avez à votre disposition, un studio graphique peut suffire pour répondre à vos besoins tels que la création d’un flyer, d’une brochure, d’un dépliant, ou bien des cartes de visite. Cependant, répondre à tous les besoins de la structure en termes de communication nécessite une intense polyvalence : print, de réalisation web, web, graphisme, brand content… Or, vos partenaires ne possèdent sans doute pas toutes les compétences pointues espérées. L’un des avantages de recourir à une agence web est de pouvoir bénéficier d’une vision extérieure sur votre stratégie de marketing et communication, ainsi que des dernières mode et innovations en la matière. Déléguer à des spécialistes permet de économiser du temps. Vous profitez ainsi de l’expertise de professionnels qui vous apportent des serp à court ou moyen terme : image de marque attractive, notoriété, fidélisation des collaborateurs et des clients, apport de business, autant de leviers de pour l’entreprise. il y a différents types d’agences de communication : généralistes, comme les cabinets de communication globale, et dédiées : agence web digitale, agence digitale, agence de conseil en communication, agence web rh, agence de publicité, agence de relations-presse, agence événementielle, agence de conception graphique etc. Un grand groupe de communication possède souvent différents pôles efficace d’apporter une réponse à la plupart de vos attentes en termes de communication visuelle, communication web, communication corporate, communication événementielle, communication publicitaire etc.

Avant de jeter votre dévolu sur telle ou telle agence, faites attention à que celle-ci est en mesure de vous satisfaire. Essayez, par exemple, de connaître les catégories d’événement qu’elle a l’habitude de de couvrir. Est-elle experte dans la mise en place d’une soirée BtoC ou bien peut-elle planifier une réception BtoB ? Son équipe a-t-elle de l’expérience dans la réalisation d’un événement aussi bien externe qu’interne à l’entreprise ? Peut-elle s’adapter à différents types manifestations : défilé de mode, expositions professionnels, anniversaire de sociétés, démarrage de nouveaux produits, conférences… bien entendu, la taille de l’événement compte aussi. Une agence qui a l’habitude de planifier une soirée pour TPE ou pme n’est en fait pas trop recommandée si vous êtes une multinationale. Si vous souhaitez connaître le sérieux d’une agence événementielle, focalisez-vous sur son portefeuille client. Le nombre, la qualité et la notoriété sont, c’est pourquoi, des éléments de l’expertise, du professionnalisme et de le succès du prestataire. accomplissez cependant attention, certaines cabinets mettent en avant des clients potentiels prestigieux tandis que leur intervention pendant les événements rempli de ces grands noms a été restreinte. Elles ont sans doute fait office de sous-traitantes. En revanche, une agence qui travaille avec des clients moins connus ne signifie à coup sûr pas qu’elle n’est pas fiable. Parfois, elle souhaite seulement intervenir sur la totalité du projet et ainsi profiter de plus d’autonomie et de liberté. Quoi qu’il en soit, soyez-sûr d’opter pour une agence qui traite une typologie d’événement le même à la vôtre. Elle aura ainsi une excellente compréhension du secteur, du marché et des problématiques.


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